تعرف على أفضل برامج الإدارة التي تحتاجها في إدارة الأعمال

مع تطور التكنولوجيا الكبير واستخدامها في الأعمال الإدارية والمكتبية، يطمح أصحاب المشاريع والإداريين إلى استعمال أحدث وسائل التكنولوجيا لاختصار الوقت والجهد في تنفيذ المهام وتجاوز مشاكل الأرشفة والتخزين ومشاكل السفر والإقامة لعقد اجتماعات قصيرة المدة، فاليوم أصبحت هذه النشاطات المكتبية والإدارية باستخدام شبكة الإنترنت أقل تكلفة وجهداً وأكثر إنتاجية.

في هذا التقرير سنتعرف معاً على أهم هذه الوسائل والخدمات الرقمية التي يستخدمها الملايين حول العالم في إدارة أنشطتهم الإدارية رقمياً.

تريلو Trello

يعد برنامج تريلو Trello من أفضل برامج إدارة فرق العمل، وخيارًا ممتازًا سواء للأفراد أو الفرق التي تعمل في مجموعات تتقاسم المهام، فإذا كنت صاحب مشروع أو عمل مهما كان حجمه فتأكد أنك ستحتاج إلى وسيلة خاصة بك، تمكِنك من إدارة هذا المشروع أو العمل ومراقبة مراحله وتطوراته بشكل يومي وآني.

يعمل البرنامج على تحيين نظرتك على العمل زمنيًا ونظريًا، ومراقبة نشاط المجموعة بشكل تفصيلي، وعرض الملاحظات، واستعمال نظام الـ Tags الذي يسهل تمرير الأوامر، وهو برنامج مجاني تمامًا، ومناسب لجميع المنصات الرقمية: ويندوز، نظام IOS، أو نظام Android، كما يمكنك استخدامه بشكل مباشر عبر خدمة الويب من أي متصفح، وهذا ما يجعل العمل عليه أكثر فاعلية وإنتاجية.

الخدمات السحابية Cloud

فتحت الخدمات السحابية منذ ظهورها الكثير من الأبواب لأولئك الذين يزاولون أعمالاً إدارية تتطلب مساحة تخزين رقمية على شبكة الانترنت.

فالمدير المميز نجده يستعمل بالضرورة إحدى الخدمات السحابية المعروفة، كخدمة وان درايف ودروب بوكس وغوغل درايف التي تقدم خطة عمل مُرضية ومناسبة لجميع الفئات من خلال تقديم خدمة مجانية دائمة بسعة تخزين تقدر بـ 15 غيغابايت.

الخدمة السحابية تفتح للمدير إمكانية الاحتفاظ بملفاته الخاصة أو القيام بأعمال تفاعلية مبنية على مشاركة الروابط وفق ما يجري العمل عليه، كأن تقوم بمشاركة استمارة مع جمهور ما، ليتفاعل معها سواء بالتنزيل أو التغيير والتعديل عليه.

ورغم المساحة التخزينية المحدودة فإن المساحة المجانية ستدفعك للقيام بأعمال كثيرة، تصل بك إلى التخلي عن وحدات التخزين التقليدية كالأقراص الصلبة، فهذه الخدمات ستحمي ملفاتك وفي الوقت نفسه ستسمح لك بالاطلاع عليها من أي مكان في العالم.

خدمات التواصل الاجتماعي

كثيرة هي مواقع التواصل الاجتماعي التي توفر اتصالاً مباشراً بين متعاملَين أو أكثر، وصولاً إلى عقد الاجتماعات الرقمية كـ skype المملوك لشركة مايكروسوفت، أو واتساب من مجموعة ميتا وغيرها.

ولاقت تطبيقات كـ تلغرام مثلاً استحساناً كبيراً لما يوفره من سهولة في الاستخدام وسلاسة في التعامل.

قد يقول البعض إن هناك متعاملين آخرين يوفرون الخدمات عينها ولكن المسائل المتعلقة بصلاحيات الوصول التي كثر الحديث عنها أخيرًا جعلت هناك تفاضُلاً في استخدام هذا النوع من التطبيقات.

كما أن مسألة الحفاظ على جودة المستندات التي يجري مشاركتها هي أحد الأسباب التي تغلب خدمة على أخرى عند جمهور المستخدمين، ولا ننسى أن إنشاء مجموعات العمل للمحادثة المشتركة أصبح متوفرًا في معظم المنصات تقريباً.

وبصفة عامة صار أشبه بالمستحيل التخلي عن خدمات التواصل الاجتماعي في الوسط الإداري، فهي تقدم الأفضل عند استعمالها بشكل صحيح ومناسب.

خدمات البريد الإلكتروني E-Mail

أصبح البريد الإلكتروني ركيزة أساسية في نظام الإدارة، ومن غير المعقول أن تجد اليوم إدارياً أو موظفاً لا يملك بريداً إلكترونياً واحداً على الأقل، بل صرنا نرى ربطاً بالبريد الإلكتروني للكيانات المعنوية كالشركات والمؤسسات، وعدم وجود ذلك قد يسبب لك مشكلات متعلقة بالاتصال الفعال مع الزبائن والمتعاملين.

ونجد الآن تنوعاً كبيراً في نوعية خدمات البريد الإلكتروني فهناك خدمة Gmail المملوكة لشركة غوغل، وهناك خدمة outlook المملوكة لشركة مايكروسوفت، وغيرها المئات من الخدمات الأخرى.

توفر هذه الخدمات منصة إرسال واستقبال للرسائل الإلكترونية ومساحة معينة للتخزين، كما توفر أيضاً خدمات مدفوعة قد يحتاج إليها المستخدمون وخاصة أصحاب الشركات والمؤسسات، كخدمة اختيار النطاق مثلاً، وتكون هذه الخدمات على شكل خطط خدمات محددة بمدة زمنية (شهرية أو سنوية عادة).

خدمات Google المكتبية

شركة غوغل لها دور كبير في تنمية الإدارة الإلكترونية والخدمات المكتبية الافتراضية التي يستخدمها الملايين حول العالم، التي تسهل فعلاً الأعمال وإدارة المشاريع، من خلال حزمة الخدمات المكتبية التي تقدمها، كخدمة google Docs وخدمة google sheets، وخدمة Google-meet.

لاقت خدماتها استحسان الجميع كونها تختصر وقتًا وجهدًا ثمينين عند الاعتماد عليها، وكونها كذلك خاضعة لمبدأ الاشتغال المشترك بسبب اتصال جميع تلك الأدوات باشتراك واحد خاص بشركة غوغل يتمثل في الحساب وتتصل كذلك بمساحة تخزين واحدة يمكن زيادتها من خلال ما تقدمه الشركة من اشتراكات مدفوعة ومتنوعة.

واستخدامك بوصفك مديراً لهذه التطبيقات صار حتمياً، خاصة فيما يتعلق بإدارة المجموعات المهنية، أو إدارة المستخدمين وتوزيع المهام، فمثلاً يمكنك أن تدير فريق عمل كاملا من خلال Google Sheet وحده، أو عقد اجتماع مع الجميع على خدمة G-meet والخدمات المرفقة تجعل اجتماعك يفوق في نجاحه الاجتماعات المباشرة والفعلية. لذلك تيقن أن اعتمادك على خدمات Google المكتبية سيقدم لك إضافة حتماً.

خدمة SLACK لإدارة فرق العمل

يقدم هذا البرنامج خدمة فعالة جدًا لأولئك الذين يدور نشاطهم على إدارة فرق كبيرة من الموظفين، كما يعدُه البعض وسيلة ممتازة لزيادة الإنتاجية، فتصميمه فعال لأجل العمل كفريق تعاوني وتكاملي.

وتدور فكرته الأساسية في التخلص من رسائل البريد الإلكتروني والردود الطويلة، من خلال استضافات عمل تحوي جميع المناقشات في مجموعات متنوعة من القنوات التي تُخصص حسب الحاجة والطلب والهدف، ويسهم أيضًا بتقديم مراقبة سير المشروع أو العمل بشكل شامل ودقيق، وربما تكون هناك برامج وخدمات كثيرة مشابهة له، لكن Slack يبقى الأكثر شعبية.