قد ينعكس ضعف التواصل بين العملاء والشركة بشكل سلبي على الأخيرة، ويسبب تشويه وجهة نظرهم تجاهها إلى الأبد ويجعل الأمر أكثر صعوبة في إيصال منتجها أو خدمتها إليهم.
للتغلب على هذه المشكلة، يجب أن يكون كل من الموظفين والعملاء على دراية بالسلوكيات التي سيحتاجون إلى إظهارها لقيادة الاتصال المناسب. تعتبر بعض تقنيات ضمان الاتصال القوي بين فرق العمل والعملاء أكثر فعالية من غيرها. لذلك نورد لكم 10 خطوات لضمان تواصل مثالي بين الشركة والعميل:
1. اسأل عن التحدي الأكبر: عند إعداد عملاء جدد، اسألهم، “ما هو التحدي الأكبر الذي تواجهه؟” والاستماع إلى إجابتهم. حتى إذا لم تتمكن من حل هذه المشكلة، فقد تعرف شخصاً في شركتك يمكنه ذلك. هذا يبني الثقة على المدى الطويل.
2. حدد التوقعات من البداية: من الضروري تحديد توقعات واضحة منذ البداية. كعدد المرات التي ستتواصل فيها مع العميل، بالإضافة إلى عدد المرات التي تتوقع أن يكون فيها العميل على اتصال بك.
3. احصل على القصة الكاملة: احصل على القصة الكاملة من العميل. وستكتسب الكثير من الأفكار حول أنواع الفرص والتحديات الموجودة. بالإضافة إلى ما يصلح لتطوير شركتك.
4. تحديد نطاق المشروع بوضوح: يعد تعريف نطاق المشروع أمراً بالغ الأهمية لتحديد توقعات العميل والتحكم في ربحية المشروع. إنه يحدد نغمة العلاقة مع العميل، لذلك كلما زادت المعلومات التي يمكن تضمينها في هذه المرحلة، كان ذلك أفضل.
5. حدد خارطة طريق واضحة: عند إعداد عميل جديد، من المهم تحديد الرحلة المقصودة مع شركتك. وهذا يشمل توقعات أصحاب المصلحة، وتسلسل الخطوات في المشروع أو التنفيذ، والمعالم الأساسية والتبعيات والأدوار والمسؤوليات.
6. تحديد الأهداف والجداول الزمنية: يجب أن يكون الاتصال عند إعداد عميل جديد هو تحديد أهداف المشروع والجدول الزمني بوضوح. من الضروري التأكد من أن كل شخص لديه نفس الرؤية لما تبدو عليه النتيجة الناجحة.
7. الرد والاستجابة والاستجابة: يمكن أن يكون تقديم استجابة في الوقت المناسب مع المعلومات ذات الصلة التي يحتاج العميل الجديد إلى معرفتها أمرًا ضروريًا في بناء العلاقة والحفاظ عليها.
8. عرّف الجميع في الفريق: عند إعداد عميل جديد، من المهم أن يعرفوا من هو كل شخص في فريق حسابه والأدوار والمسؤوليات المحددة لكل شخص. يساعد ذلك في ضمان معرفة العميل لمن يجب توجيه الأسئلة إليه ومتى سيكون أعضاء فريق حساب معين في المقدمة مقابل الخلفية.
9. تحديد الشخص المسؤول: السؤال الأول الذي أطرحه على أي وكالة نعمل معها هو ، “من هو الشخص المسؤول عني؟” لا اريد ثلاثة اشخاص. أريد أن يكون الشخص الذي باع لي هو الشخص المسؤول عن الاتصال بي.
10. توفير معلومات اتصال واضحة للشركة: يعد الإعداد نقطة مهمة في رحلة العميل، حيث أن الانطباعات الأولى لها تأثير دائم. من أفضل الممارسات تزويد العملاء الجدد بأسماء الشركات ومعلومات الاتصال حتى يعرفوا بمن يتصلون للحصول على الدعم. يجب أن يكون الإعداد سهلاً ويتطلب مستوى منخفض من الجهد. خلاف ذلك ، فإنك تخاطر بإلغاء العقود وإرجاع المنتج والمراجعات السيئة.
