من قرارات الميزانية السيئة البسيطة إلى الاحتيال والسرقة الصريحين، تخلق بطاقات ائتمان الشركات فرصة للموظفين لإساءة استخدام أموال الشركة.
لكن مع زيادة المساءلة، يمكن تقليل هذه الحوادث إلى الحد الأدنى، عندما يعلم الموظفون أنه سيتم فحص كل مصروفاتهم وتسجيلها، لذلك فيما يلي خمسة من أفضل الممارسات للحفاظ على استخدام بطاقة ائتمان شركتك على المستوى:
1. تعيين مستخدم واحد لكل بطاقة
أحد أكبر المخاطر التي تواجه بطاقة ائتمان الشركة هو عدم القدرة على تحديد من قام بعملية الاحتيال، ويحدث هذا غالباً عندما يشارك فريق أو قسم بأكمله بطاقة واحدة. والحل؟ قم بتعيين بطاقات للأشخاص وليس للفرق. يجب أن تحتوي كل بطاقة على اسم موظف عليها وهم المسؤولون وحدهم عن كيفية استخدامها. بهذه الطريقة، يتم ربط أي رسوم مباشرة بشخص يمكن استشارته ومراجعته.
2. وضع مبادئ توجيهية واضحة مع سياسة بطاقة الائتمان
عندما يتعلق الأمر بالموظفين الذين يتمتعون بسلطة إنفاق، يجب تحديد سلطات هؤلاء الموظفين بقوائم ثابتة ليسهل عليهم اتباعها وعدم تجاوزها، ويمكن أن تتضمن القوائم أنواع المشتريات المسموح بها باستخدام بطاقة ائتمان الشركة، التذكير بأنه لا ينبغي استخدام البطاقة لتغطية نفقات شخصية، مع وضع عقوبات محددة للمخالفات.
3. تأكد من تطابق نفقات العميل مع الجدول الزمني
يعد دفع نفقات العميل ضروريا للغاية لعدد من المهن القائمة على الحساب. يحتاج أعضاء فريقك المسؤولون عن علاقات العملاء إلى القدرة على اصطحاب العملاء لتناول الغداء مثلاً، وغالبًا ما يدفعون نفقات السفر الخاصة بهم. هذا يعني أنهم بحاجة إلى حرية معقولة فيما يتعلق بالنفقات، ولكن هذا أيضًا يخلق إغراء “التفاخر” قليلاً في الأشياء التي قد لا توافق عليها الشركة، مثل ترقيات الفنادق الشخصية، مفتاح المساءلة مع هذا النوع من بطاقات ائتمان الشركة هو الجدول الزمني. تأكد من أن موظفيك الذين يقومون بالترفيه عن العملاء يمكنهم كتابة تقرير واضح عن كيفية ترفيههم للعملاء وما دفعته كل مصاريف على البطاقة. إذا لم تتطابق التقارير ، فإن المراجعة هي الخطوة التالية.
4. لديك خطة واضحة ومتسقة للتعامل مع المشاكل
كن مستعدًا للتعامل مع حالات الطوارئ والمواقف غير المتوقعة فور ظهورها. يرتكب العديد من الموظفين أخطاء في بطاقة الشركة عندما يتعين عليهم حل المشكلات بأنفسهم. لذلك ضع خطة للتعامل مع المواقف غير المتوقعة والخارجة عن السيطرة قبل حدوثها. وقد تحتاج أيضًا إلى خط مساعدة يمكن للعملاء المسافرين أو الترفيهيين الاتصال به في جميع الأوقات للحصول على المساعدة.
5. لا تتردد في التحقيق
عندما يتعلق الأمر بالمساءلة المالية، فإن حفظ السجلات أمر بالغ الأهمية. بغض النظر عن مدى ثقتك في فريقك ومدى التساهل الذي تريده، فإن وجود سجلات مالية نظيفة لا ينبغي أن يضر بأي شخص موجود في الخارج بشأن نفقاته. هذا يعني أنه يجب أن يكون هناك تفسير واضح ومحدد جيدًا لكل حساب بطاقة ائتمان لشركة.
يتطلب الاحتفاظ بحسابات بطاقات ائتمان الشركة على المستوى مزيجًا من السياسات المكتوبة جيدًا وحفظ السجلات والإدارة المتخصصة. عندما يعرف موظفوك بالضبط متى وكيف يُسمح لهم باستخدام بطاقاتهم، سيكون من الأسهل للجميع استخدام بطاقاتهم بشكل صحيح دون أخطاء أو إغراء التبذير دون إذن.
